PRÉAMBULE

IMBC souhaite poursuivre l’exercice de ses activités dans un objectif de transparence et de responsabilité dans leur conduite.

Dans ce cadre, IMBC met en place un mécanisme permettant aux parties prenantes internes et externes de signaler certaines situations susceptibles de constituer un manquement aux obligations légales ou Code de conduite de l’entreprise.

Ce mécanisme ne constitue pas une procédure de recours ou de réexamen des décisions commerciales, stratégiques ou d’investissement prises par les organes compétents du groupe IMBC. En particulier, les décisions relatives à l’acceptation, au refus ou aux modalités de financement d’un projet relevant exclusivement de l’appréciation d’IMBC, elles ne peuvent faire l’objet d’une plainte dans le cadre de la présente politique. Toute plainte visant à contester de telles décisions sera considérée comme irrecevable.

Le présent dispositif est mis en place de manière volontaire dans une démarche de gouvernance responsable. Il ne crée aucun droit procédural particulier au bénéfice des parties prenantes.

La présente politique vise exclusivement les situations impliquant un comportement potentiellement frauduleux, illégal ou manifestement contraire au Code de conduite d’IMBC, susceptible de causer un préjudice significatif à une partie prenante.

La politique de gestion des plaintes constitue un mécanisme permettant aux parties prenantes d’alerter l’entreprise lorsqu’elles estiment qu’un tel comportement pourrait être survenu dans le cadre des activités d’IMBC ou de celles de ses représentants. Elle vise à garantir que ces situations soient examinées de manière appropriée, confidentielle et proportionnée.

Absence de droit procédural

La mise en place de ce mécanisme ne confère aux parties prenantes aucun droit procédural, contractuel ou juridictionnel à l’encontre d’IMBC.

Appréciation par IMBC

IMBC se réserve le droit d’apprécier, de manière raisonnable et proportionnée, la recevabilité des plaintes ainsi que l’opportunité et l’étendue des mesures d’analyse ou d’examen éventuellement mises en œuvre.

1. OBJET

La présente politique établit un mécanisme permettant aux parties prenantes internes et externes de signaler, de bonne foi, toute situation impliquant La présente politique établit un mécanisme permettant aux parties prenantes internes et externes de signaler, de bonne foi, toute situation impliquant un comportement potentiellement frauduleux, illégal ou manifestement contraire aux engagements éthiques d’IMBC, susceptible de causer un préjudice significatif.

Dans ce cadre, le mécanisme vise à :

• permettre l’identification et l’examen de situations susceptibles de constituer un manquement grave aux obligations légales ou éthiques d’IMBC ;
• traiter, lorsque cela est approprié, les situations de préjudice potentiel ou avéré résultant de tels comportements ;
• garantir un traitement proportionné, confidentiel et structuré des plaintes recevables ;
• contribuer, le cas échéant, à l’amélioration continue des pratiques de gouvernance et de conformité de l’entreprise.

Le mécanisme couvre deux types de situations :

Plaintes

Situations dans lesquelles une partie prenante estime, sur la base d’éléments raisonnables, avoir subi un préjudice en lien avec les activités, pratiques ou décisions d’IMBC, sans que les faits allégués ne constituent nécessairement une violation grave de la loi ou des règles internes.

Signalements graves

Situations dans lesquelles une partie prenante signale, de bonne foi, des faits susceptibles de constituer une violation grave de la loi, des obligations réglementaires ou éthiques d’IMBC, c’est-à-dire en cas de :

• fraude ou corruption ;
• violation de la loi ;
• conflit d’intérêts grave ;
• manquement grave au Code de conduite d’IMBC.

2. CHAMP D’APPLICATION

Cette politique s’applique à toutes les parties prenantes d’IMBC, notamment :

• aux travailleurs, collaborateurs et consultants ;
• aux fournisseurs et partenaires ;
• aux clients ou bénéficiaires ;
• aux autres parties prenantes externes.

3. CONDITIONS DE RECEVABILITÉ

Une plainte peut être introduite lorsqu’une partie prenante estime raisonnablement, sur la base d’éléments sérieux, qu’un acte, un comportement ou une omission d’IMBC ou de ses représentants constitue ou pourrait constituer un comportement frauduleux, illégal ou manifestement contraire aux engagements éthiques d’IMBC, susceptible de causer un préjudice significatif notamment lorsqu’il :

• est contraire au Code de Conduite éthique ;
• porte atteinte aux obligations légales applicables.

Ne sont pas considérées comme recevables dans le cadre de la présente politique :

• les contestations portant sur une décision commerciale, stratégique ou d’investissement prise par le groupe IMBC, y compris les décisions d’acceptation, de refus ou de modalités de financement d’un projet ;
• les demandes visant à obtenir la révision, la modification ou l’annulation d’une décision de financement ou d’investissement ;
• les plaintes manifestement abusives, spéculatives, diffamatoires ou introduites de mauvaise foi.

Les plaintes doivent être formulées de bonne foi et contenir des informations suffisantes permettant leur analyse.

4. ACCÈS AU MÉCANISME

Les plaintes doivent être introduites au moyen du formulaire figurant en annexe.

Le formulaire complété doit être transmis à l’adresse suivante : vasb@vzop.or

Les signalements qui ne sont pas introduits au moyen du formulaire prévu à cet effet ou qui ne contiennent pas d’informations suffisantes permettant leur analyse ne seront pas pris en considération dans le cadre de la présente politique.

5. PROCÉDURE ET TRAITEMENT

IMBC met en œuvre un traitement structuré et proportionné des plaintes introduites dans le cadre de la présente politique, conformément aux critères de recevabilité définis ci-dessus.

À cette fin :

• IMBC procède à une analyse de recevabilité dans un délai indicatif de 15 jours ouvrables. Lorsque cela est approprié et raisonnablement possible, IMBC tient la personne ayant introduit la plainte informée des principales étapes du traitement de son dossier et de son état d’avancement.
• Si la plainte est jugée recevable, IMBC procède à une analyse proportionnée à la nature et à la complexité de la situation, en principe dans un délai de 6 à 8 semaines.
• Lorsque cela est approprié, IMBC peut communiquer à la personne ayant introduit la plainte les conclusions générales de son analyse ainsi que, le cas échéant, les mesures envisagées.

Les délais mentionnés ci-dessus sont indicatifs et peuvent varier en fonction de la nature et de la complexité du signalement.

6. MÉCANISMES DE RÉSOLUTION

Selon la nature du dossier, les mesures peuvent inclure :

• clarification ou explication formelle ;
• mesures correctives ;
• adaptation de procédures internes ;
• médiation ou dialogue facilité ;
• toute autre mesure jugée appropriée.

7. CONFIDENTIALITÉ ET PROTECTION

Les plaintes sont traitées de manière confidentielle.

Aucune partie prenante ne peut faire l’objet de représailles, de discrimination, d’intimidation, de menace ou de tout autre traitement défavorable pour avoir introduit une plainte ou effectué un signalement de bonne foi.

Tout acte de représailles identifié fera l’objet d’un examen approprié par IMBC et pourra donner lieu à des mesures correctives ou disciplinaires proportionnées, conformément au cadre juridique applicable et aux procédures internes de l’entreprise.

IMBC met en œuvre des mesures raisonnables visant à préserver la confidentialité de l’identité des personnes ayant introduit une plainte ou effectué un signalement, ainsi qu’à limiter les risques de représailles ou de préjudice pouvant résulter de leur démarche.

8. PROTECTION DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL

Dans le cadre du traitement des plaintes, IMBC traite des données à caractère personnel conformément :

• au Règlement (UE) 2016/679 (RGPD) ;
• à la loi belge du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l’égard des traitements de données à caractère personnel.

Les données sont collectées et traitées uniquement dans la mesure nécessaire au traitement des signalements.

9. RÉVISION DE LA POLITIQUE

La présente politique peut être adaptée afin de tenir compte de l’évolution des activités d’IMBC, de son organisation ou du cadre réglementaire applicable.